Je suis curieux de savoir comment vous jonglez avec vos boîtes mail et autres outils de communication. Perso, je croule sous les notifs et j'ai l'impression de passer plus de temps à trier qu'à vraiment bosser. Des tips pour mieux s'organiser ? Des applis miracles ? Je prends tous les tuyaux !
Pour ma part, j'utilise des filtres assez poussés et un système de labels bien défini. Ca aide pas mal à prioriser ce qui est urgent.
Les filtres c'est bien, mais je trouve que ça demande un investissement initial en temps qui peut rebuter. Perso, j'essaie surtout de définir des créneaux spécifiques pour traiter mes mails, histoire de pas me laisser interrompre constamment.
Cléopâtre, l'idée des créneaux dédiés, c'est pas bête du tout ! 🤔 J'imagine que ça demande une discipline de fer pour pas craquer et aller checker sa boite toutes les 5 minutes, mais si ça permet de gagner en concentration, ça vaut le coup d'essayer. Merci pour le tuyau ! 👍
Content que l'astuce te parle ! C'est vrai que la discipline est la clé, mais on s'y fait vite. Et puis, quel bonheur de retrouver sa concentration !
Joaquín, je suis d'accord, la concentration retrouvée, c'est un argument massue. 💪 En tant que chef de produit, je suis bombardée de mails, et sans une organisation rigoureuse, c'est la noyade assurée. 😱 Pour compléter, je dirais que l'approche dépend aussi beaucoup du type de job. Par exemple, si on se base sur des données de 2023, un chef de projet reçoit en moyenne 120 emails par jour, contre "seulement" 85 pour un commercial. Forcément, les techniques de gestion ne seront pas les mêmes. Le commercial aura plus besoin d'outils de suivi des conversations et de templates de réponses rapides, tandis que le chef de projet devra prioriser la gestion des tâches et la délégation. Perso, je combine plusieurs méthodes : les filtres (oui, ça prend du temps au début, mais quel gain après !), les créneaux dédiés (comme le suggérait Cléopâtre), et aussi, un truc tout bête : l'application de la règle des deux minutes. Si un mail peut être traité en moins de deux minutes (répondre rapidement, archiver, supprimer), je le fais immédiatement. Ca évite d'accumuler les petites tâches qui finissent par peser lourd. 💪 Et puis, il ne faut pas hésiter à utiliser les outils de "snooze" (report) des emails. Si je reçois un mail qui nécessite une action de ma part, mais pas immédiatement, je le reporte à une date ultérieure. Ca permet de garder une boîte de réception propre et de ne pas oublier les tâches importantes. Enfin, un dernier point, souvent négligé : la communication claire et concise. Moins on envoie de mails ambigus, moins on en reçoit en retour pour clarification. C'est un cercle vertueux ! ♻️
En tant que spécialiste des assistants virtuels, je me permets d'ajouter une petite pierre à l'édifice. L'automatisation, c'est pas que pour les grosses boîtes ! Même pour un usage perso, des outils comme Zapier ou IFTTT peuvent aider à décharger pas mal de tâches répétitives liées aux mails. Par exemple, archiver automatiquement les pièces jointes dans un dossier dédié, ou créer des rappels sur une todo list à partir de certains expéditeurs. Ca demande un peu de paramétrage au départ, mais après, c'est du temps gagné.
Echoïs, excellente idée l'automatisation ! C'est vrai qu'on n'y pense pas assez pour la gestion des mails, mais ça peut vraiment simplifier la vie.
En parlant de simplification, je suis tombé sur cette vidéo qui donne des astuces pour gérer sa boîte Gmail. Ils parlent de vider régulièrement, de trier, etc. Peut-être que ça peut donner d'autres pistes :
Super la vidéo !
Carrément !
NurturingNinja :